AVG en voor-en-na foto's: toestemming regelen als kapper

De beste foto van je week is bijna altijd dezelfde: die ene kleuring die precies uitpakte zoals je hoopte. Je maakt hem snel, nog voor de klant opstaat, en 's avonds op de bank twijfel je even. Ze zei toch dat het mocht? Of knikte ze alleen maar toen je je telefoon pakte?

Die twijfel is het echte probleem, niet de wet. Want in de praktijk gebeurt er één van twee dingen: je post hem toch en je hoopt er het beste van, of je post hem niet en je mooiste werk verdwijnt in je camerarol. Allebei kosten ze je iets.

Het goede nieuws is dat de regel zelf helemaal niet ingewikkeld is. Er is één vraag, er zijn vier voorwaarden waaraan het antwoord moet voldoen, en er is één plek waar je het opschrijft. Als je dat een keer goed inricht, hoef je er nooit meer over na te denken en kun je social media voor kappers inzetten zoals het bedoeld is: je beste werk laten zien.

Waarom een voor-en-na foto onder de AVG valt

Zodra iemand herkenbaar in beeld staat, is die foto een persoonsgegeven. En dan geldt de privacywet, de AVG.

Er bestaat een uitzondering voor persoonlijk en huishoudelijk gebruik. Foto's die je privé houdt of in een kleine appgroep deelt vallen daaronder. Maar de Autoriteit Persoonsgegevens is er duidelijk over dat die uitzondering niet geldt zodra je namens een bedrijf fotografeert voor professionele of commerciële doeleinden. Jouw salon-account is precies dat. Je hebt dus een grondslag nodig om de foto te mogen maken én om hem te mogen publiceren, en in de praktijk is die grondslag toestemming.

Tot zover niets verrassends. Het stuk dat wél verrast, komt hierna.

De achterhoofd-mythe

Bijna elke salon heeft dezelfde stille regel: als je het gezicht eruit laat, mag het. Alleen de achterkant, alleen het haar, dan is het toch anoniem?

Dat klopt niet. De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft letterlijk dat je ervan uit kunt gaan dat personen op je foto's vrijwel altijd te identificeren zijn. Je moet namelijk rekening houden met alle middelen waarmee iemand herkend kan worden, en een herkenbaar postuur of een herkenbare houding kan daarvoor al genoeg zijn. Je hoeft haar naam niet te weten. Als zij herkenbaar is voor de mensen om haar heen, is het een persoonsgegeven.

Denk aan wat er op zo'n achterhoofd-foto allemaal staat. De exacte kleur die jij net gemengd hebt. Een tatoeage in de nek. Een sieraad dat ze elke dag draagt. Het litteken van een operatie. Haar collega's scrollen langs jouw post en weten binnen een seconde wie dat is. Dat is precies wat identificeerbaar betekent.

Dit is geen reden om te stoppen met voor-en-na foto's. Het is de reden om die ene vraag gewoon te stellen.

Wanneer is toestemming geldig? Vier voorwaarden

Een ja is niet automatisch een geldige ja. De AVG stelt vier eisen, en het aardige is dat ze alle vier neerkomen op gewoon fatsoenlijk vragen.

Voorwaarde	Wat het betekent in de salon
Vrijelijk	Ze mag nee zeggen zonder er iets voor te voelen. Geen korting die ervan afhangt, geen ongemakkelijke stilte.
Specifiek	Voor dit doel, op dit kanaal. "Voor onze Instagram" is specifiek. "Voor promotie" is dat niet.
Geïnformeerd	Ze weet wát je post, wáár je het post en hoe lang het blijft staan.
Ondubbelzinnig	Een duidelijke actie. Een vinkje dat ze zelf zet, of een expliciet gesproken ja die jij vastlegt.

Twee dingen die veel salons wel doen en die niet werken:

Een bordje bij de deur. Een tekst op de spiegel of bij de balie in de trant van "in deze salon worden foto's gemaakt voor social media" is geen geldige toestemming. Iemand die binnenloopt heeft daarmee geen vrije, ondubbelzinnige keuze gemaakt. Dezelfde redenering geldt voor het grote bord aan de ingang van een evenemententerrein, en dat is precies waarom die constructie in de praktijk sneuvelt.

Een ja waarvan de reikwijdte onduidelijk is. "Mag ik een fotootje maken?" is geen toestemming om die foto twee jaar lang op je website, je Instagram, je Facebook én in een advertentie te gebruiken. Als niet duidelijk is hoever de ja strekt, is het geen geldige toestemming.

Zo vraag je het zonder het moment te verpesten

Hier zit de echte weerstand. Niemand wil dat mooie moment waarop de stoel omdraait onderbreken met een juridische vraag. Dat hoeft ook niet, mits je het op het juiste moment doet.

Vraag het niet met je camera al in je hand. Dan is nee zeggen sociaal bijna onmogelijk, en dan is de toestemming per definitie niet vrij gegeven. Vraag het eerder, als het nog nergens over gaat.

Er zijn twee momenten die wel werken:

1. Bij de boeking of de intake. Eén regel in je online boekingsformulier of op je intakekaart, met een vinkje dat de klant zelf zet. Dit is verreweg het beste moment: het staat los van de emotie van het resultaat, iedereen krijgt dezelfde vraag, en het antwoord staat meteen op de goede plek. Voor nieuwe klanten kun je dit gewoon standaard in je CRM voor kappers meenemen, zodat je het maar één keer hoeft te vragen.
2. Tijdens de behandeling, ruim voor het einde. Als het gesprek toch al loopt. "Als dit straks wordt wat ik denk dat het wordt, mag ik er dan een foto van maken voor onze Instagram?"

Een script dat in twintig seconden past en alle vier de voorwaarden raakt:

"Ik ben hier echt blij mee. Mag ik er een foto van maken voor onze Instagram en onze website? Je hoeft niet herkenbaar in beeld, dat mag je zelf zeggen. En als je later van gedachten verandert, stuur je één appje en haal ik hem weg. Vind je het niet fijn, dan is dat helemaal prima, dat gebeurt vaker."

Die laatste zin doet meer werk dan alle andere. Door hardop te zeggen dat nee een normaal antwoord is, maak je de ja een vrije ja. En je krijgt er in de praktijk méér ja's door, niet minder.

Wat je hierna met die foto's doet is een apart vak. Als je eenmaal een voorraad hebt waar je toestemming voor hebt, wordt content planning voor kappers een stuk rustiger, en kun je vooruit werken in plaats van elke dag op zoek te gaan naar iets om te posten. Een photoshoot van één dag levert je maanden aan content op, en juist daar regel je de toestemming vooraf voor het hele blok in plaats van per foto.

En merk je dat je feed vooral uit voor-en-na foto's bestaat, dan is dit het moment om je contentideeën te verbreden. Hoe minder je hele social media aan één type foto hangt, hoe minder vaak je die vraag überhaupt hoeft te stellen.

Wat je vastlegt, en waar

Toestemming die je niet kunt terugvinden, heb je in de praktijk niet. Niet omdat er iemand langskomt om het te controleren, maar omdat jij over acht maanden bij die ene foto niet meer weet of het mocht. Dan post je hem niet, en dan was de hele vraag voor niets.

Je hoeft er geen systeem voor te kopen. Leg per klant vier dingen vast:

• Wat ze goedvindt: alleen het haar, of ook herkenbaar in beeld.
• Waar je het mag plaatsen: Instagram, Facebook, website, advertenties.
• Wanneer ze het gaf, met de datum.
• Hoe lang het geldt, bijvoorbeeld tot ze het intrekt.

De praktische plek daarvoor is het klantprofiel dat je toch al bijhoudt. Een veld in je klantsysteem, met de datum erbij. Een los mapje met screenshots van appjes werkt ook, zolang je het maar terugvindt op naam. Wat níet werkt is het in je hoofd houden, of afgaan op "ik weet zeker dat ze ja zei".

Twee dingen om alert op te blijven:

• Kinderen. Voor kinderen onder de zestien geeft de ouder of verzorger toestemming. Bij een eerste kinderknipbeurt is dat een vraag aan de ouder, niet aan het kind.
• Medewerkers. Een stylist die in beeld komt is óók een persoon met dezelfde rechten, en bij personeel speelt bovendien mee dat een ja tegen je werkgever nooit helemaal vrij voelt. Vraag het apart, en leg vast wat er gebeurt als iemand uit dienst gaat.

Als een klant zich bedenkt

Dit is het deel dat de meeste salons overslaat, en het is precies het deel dat je een keer gaat tegenkomen.

Toestemming mag altijd worden ingetrokken. En de regel is dat intrekken net zo makkelijk moet zijn als geven. Als één knikje in de stoel genoeg was om ja te zeggen, mag jij geen formulier eisen om het terug te draaien. Een appje is genoeg.

Wat je dan doet:

1. Haal de post weg. Ook uit je hoogtepunten, je gepinde berichten en je website. Trek je toestemming in, dan moet de verdere verwerking van die foto ongedaan gemaakt worden, en dat gaat verder dan alleen het meest recente bericht.
2. Haal hem uit je voorraad. Als de foto in je contentmap of je planning staat, gooi hem daar ook weg. Anders staat hij over drie maanden opnieuw online omdat iemand een oude map opendeed.
3. Werk je aantekening bij. Zet in het klantprofiel dat de toestemming is ingetrokken en wanneer. Dat voorkomt precies de fout uit stap 2.
4. Maak er geen punt van. Zeg dat het geen enkel probleem is en doe het diezelfde dag. Iemand die zich veilig voelt bij jou komt terug, en dat is meer waard dan één post.

Wat je niet hoeft te doen is panieken over foto's die al gedeeld zijn door anderen. Je bent verantwoordelijk voor wat jij publiceert, en dat is precies waar jij ook wat aan kunt doen.

Kort samengevat

• Een foto waarop iemand herkenbaar staat is een persoonsgegeven, en zakelijk publiceren vraagt om een grondslag. In de salon is dat toestemming.
• Alleen de achterkant fotograferen maakt het niet anoniem. Een herkenbaar postuur, een tatoeage of een sieraad is al genoeg om iemand te identificeren.
• Geldige toestemming is vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig. Een bordje bij de deur voldoet aan geen van de vier.
• Vraag het bij de boeking of ruim voor het eind van de behandeling, nooit met de camera al in je hand.
• Leg wat, waar, wanneer en hoe lang vast op het klantprofiel, anders vind je het over acht maanden niet terug.
• Intrekken moet net zo makkelijk zijn als geven, en dan haal je de foto ook uit je voorraad.

Twintig seconden vragen, één regel vastleggen. Daarna post je je beste werk zonder dat er 's avonds op de bank nog een stemmetje meekijkt.

Wil je weten wat het kost om je social media, je klantsysteem en je opvolging als één geheel te laten draaien? Bekijk dan onze tarieven.